Vereinsreisen für Mannschaften und Abteilungen

Vereinsreisen

Der schwierigste Teil ist nie die Reise.

Es ist die Organisation drumherum: dreißig Zusagen einsammeln, die Hälfte davon zweimal, Anzahlungen verwalten, Zimmeraufteilung klären, Allergien abfragen, Einverständniserklärungen für die Jugend besorgen. Wer das schon einmal ehrenamtlich gemacht hat, weiß, wie viele Abende dabei draufgehen.

Genau da setzen wir an. Ihr bekommt einen Ansprechpartner, ein Angebot mit festem Preis pro Person und auf Wunsch eine Anmeldeseite, über die sich die Teilnehmer selbst eintragen und bezahlen. Ihr müsst niemandem hinterhertelefonieren.

Bei Jugendfahrten kommen zusätzliche Anforderungen dazu: Betreuungsschlüssel, Zimmerbelegung nach Alter und Geschlecht, alkoholfreie Zonen, erreichbare Ansprechpartner rund um die Uhr. Wir kennen diese Anforderungen und planen sie ein, bevor jemand danach fragen muss.

Typische Anlässe

• Turnierfahrt — Anreise, Unterkunft in Turniernähe, Verpflegung zwischen den Spielen
• Saisonabschluss — zwei bis drei Nächte, Programm am Abend, entspannter Rahmen
• Jugendfahrt — mit Betreuung, festen Zeiten und Programm, das nicht langweilig wird
• Vereinsausflug — auch für Mitglieder ohne Spielbetrieb, mit Bus und Rahmenprogramm
• Trainingslager — siehe Trainingslager

Was Vereine wissen müssen

Drei Fragen, bevor ihr die Fahrt ausschreibt

Sobald eine Vereinsfahrt aus mindestens zwei Arten von Reiseleistungen besteht, ist sie eine Pauschalreise. Bus und Übernachtung reichen dafür, so steht es in § 651a Absatz 2 BGB. Wer sie zusammenstellt und dafür Geld einsammelt, ist im Zweifel Reiseveranstalter, mit Insolvenzsicherung, Sicherungsschein und einem Zahlungsverbot, solange beides fehlt. Diese Seite zeigt in drei Fragen, ob das auf euren Verein zutrifft.

Wir sind ein Reisebüro in Köln, kein Buchungsportal. Ihr sagt uns Anlass, Personenzahl, Altersspanne und Wunschzeitraum, wir planen die Fahrt und legen ein Angebot mit festem Preis pro Person vor. Vertragspartner ist die TCB Travel GmbH.

Die ARAG, Versicherer der Landessportbünde, prüft die Sache mit drei Fragen. Dauert die Reise länger als einen Tag? Sind mindestens zwei Leistungen organisiert, etwa Fahrt und Unterkunft? Wird der Reisepreis ganz oder teilweise vor dem Ende der Reise eingefordert? Nur wenn alle drei mit Ja beantwortet werden, ist eine Absicherung nötig.

Zwei Ausnahmen bleiben. Eintägige Reisen bis 500 Euro fallen heraus, passend zu § 651a Absatz 5 Nummer 2 BGB: weniger als 24 Stunden, keine Übernachtung, höchstens 500 Euro. Und bei gemeinnützigen Vereinen bleiben gelegentliche mehrtägige Reisen für Vereinsmitglieder ausgenommen, also begrenzter Personenkreis, höchstens zwei Reisen im Jahr.

Die Zahl zwei ist die Auslegungspraxis des Versicherers, im Gesetz steht sie nicht. § 651a Absatz 5 Nummer 1 BGB verlangt, dass die Reise nur gelegentlich, nicht zur Gewinnerzielung und nur einem begrenzten Personenkreis angeboten wird, und zwar kumulativ. Überlesen wird der Zusatz für Vereinsmitglieder: Sobald Eltern oder befreundete Spieler von vornherein mitfahren dürfen, ist der Personenkreis nicht mehr der Mitgliederkreis. Die Einordnung im Detail steht im Leitfaden zu Recht und Aufsicht bei Vereinsfahrten.

Was gilt, wenn die Ausnahme nicht greift

Dann greift die volle Kette. Die Insolvenzsicherung läuft nach § 651r BGB grundsätzlich über einen Reisesicherungsfonds; Veranstalter unter 10 Millionen Euro Jahresumsatz dürfen stattdessen eine Versicherung oder das Zahlungsversprechen eines Kreditinstituts nutzen.

Praktisch scheitert es an § 651t BGB. Vorauszahlungen dürfen weder gefordert noch angenommen werden, solange kein wirksamer Absicherungsvertrag besteht und der Absicherer den Reisenden nicht klar, verständlich und hervorgehoben benannt wurde. Wer im März die erste Rate einsammelt und sich im Mai um die Absicherung kümmert, hat die Reihenfolge falsch herum.

Teuer ist der Schutz nicht. Über die ARAG Sportversicherung kostet die Veranstalterhaftpflicht einschließlich Insolvenzabsicherung 0,61 Euro je Teilnehmer, unabhängig von der Reisedauer, bei 40 Personen also 24,40 Euro. Beantragt werden soll sie mindestens 14 Tage vorher, die Sicherungsscheine müssen vor Reiseantritt bei den gemeldeten Teilnehmern sein.

Bucht ihr über uns, ist die TCB Travel GmbH Reiseveranstalter. Der Sicherungsschein kommt von uns, die Informationspflichten liegen bei uns, und die Fahrt zählt nicht auf euer Gelegenheitskonto. Daran ändert die Richtlinie (EU) 2026/1024 nichts: Sie gilt erst ab 29. März 2029 und behält die Vereinsausnahme bei.

Was wir für Vereine planen

Fünf Anlässe machen den größten Teil aus. Sie unterscheiden sich weniger im Ziel als in der Vorbereitung.

Was nicht funktioniert, ist das Mittelding. Wer die Betten selbst bucht und den Bus separat dazu organisiert, hat zwei Leistungen für denselben Zweck zusammengestellt, und das ist nach § 651a Absatz 2 BGB eine Pauschalreise. Jugendherbergen schließen in ihren Gruppenbedingungen nur die eigene Haftung für selbst organisierte Anreise, Ausflüge und Reiseleitung aus. Wer stattdessen haftet, sagen sie nicht. Dasselbe gilt für Gruppenreisen für Firmen, Clubs und Communities.

• Turnierfahrt: Der Startplatz bestimmt den Termin, nicht umgekehrt. Unterkunft nahe der Anlage, Essen zwischen zwei Spielen, Transfer mit Materialplatz.
• Saisonabschluss: Zwei bis drei Nächte, Programm am Abend, meist gemischt aus Kader, Betreuung und Anhang.
• Jugendfahrt: Betreuung, Zimmerbelegung, Einverständniserklärungen und eine Elterninformation, die vorher rausgeht.
• Vereinsausflug: Auch für Mitglieder ohne Spielbetrieb, oft mit Bus und Rahmenprogramm statt Sport. Möglich ist auch eine Auswärtsfahrt mit Bus und Blocktickets.
• Trainingslager: Platzzeiten, Essenszeiten und Physio bestimmen die Anlage.

Aufsicht, Betreuung und Zimmerbelegung

Die Haftungsnorm ist § 832 BGB. Absatz 2 trifft denjenigen, der die Führung der Aufsicht durch Vertrag übernimmt, mit derselben Verantwortlichkeit wie die gesetzlich Aufsichtspflichtigen. Die Ersatzpflicht entfällt nur, wenn er beweist, dass er seiner Pflicht genügt hat oder der Schaden auch bei ordnungsgemäßer Aufsicht entstanden wäre. Nicht der Geschädigte muss die Verletzung beweisen, sondern der Betreuer die Erfüllung.

Deshalb ist alles Schriftliche im Ernstfall Beweismittel. Die Zimmerbelegung gehört damit nicht an die Rezeption, sondern vor der Abreise in die Elterninformation, mit der Angabe, wer wo schläft und in welchem Zimmer die Betreuenden untergebracht sind.

Einen gesetzlichen Betreuungsschlüssel gibt es nicht. Alle kursierenden Zahlen stammen aus Förderrichtlinien und sagen, wie viele Betreuende bezuschusst werden, nicht wie viele haftungsrechtlich nötig sind. Der Landesjugendplan Baden-Württemberg hält fünf Teilnehmende je Betreuungsperson für angemessen; Abweichungen sind in begründeten Einzelfällen möglich, aber in Richtung besserer Betreuung und schriftlich zu begründen.

Beim erweiterten Führungszeugnis wird oft die falsche Norm zitiert. Die Pflicht folgt aus der Vereinbarung mit dem örtlichen Jugendamt nach § 72a Absatz 4 SGB VIII, die festlegt, welche Tätigkeiten wegen Art, Intensität und Dauer des Kontakts eine Einsichtnahme verlangen. Absatz 5 begrenzt den Umgang: Speichern dürft ihr nur Einsichtnahme, Ausstellungsdatum und die Information über einschlägige Verurteilungen, zu löschen spätestens sechs Monate nach der letzten Ausübung. Das Zeugnis gehört nicht in die Vereinsakte.

Papiere für Minderjährige im Ausland

Der Kinderreisepass wurde zum 1. Januar 2024 abgeschafft und seitdem weder ausgestellt noch verlängert. Im Herbst 2026 heißt das: Jedes Kind braucht einen eigenen Reisepass oder Personalausweis. Nach § 6 Personalausweisgesetz gilt der Ausweis für Personen unter 24 Jahren sechs Jahre, sonst zehn; verlängern lässt er sich nicht, ein vorläufiger gilt höchstens drei Monate. Die Ausweisabfrage samt Ablaufdatum gehört in die Anmeldung.

Für die Einverständniserklärung nennt das Auswärtige Amt vier Angaben: Personalien des Minderjährigen, Personalien und Erreichbarkeit der Sorgeberechtigten, die Reiseroute und die Personalien der volljährigen Begleitpersonen. Ob beglaubigt werden muss, richtet sich nach dem Recht des Ziellandes. Getrennt davon gehört eine Vollmacht für ärztliche Behandlung in die Mappe. Außerhalb Europas gelten eigene Regeln, etwa bei den Einreisepapieren für eine Sportreise in die USA.

Warum die Schulgruppenbefreiung für Vereine nicht gilt

Für Großbritannien braucht jede reisende Person eine eigene Electronic Travel Authorisation, ausdrücklich auch Babys und Kinder. Sie kostet 20 Pfund, erlaubt Aufenthalte bis zu sechs Monaten und gilt zwei Jahre oder bis zum Ablauf des Passes. Ohne ETA weist bereits die Beförderungsgesellschaft beim Check-in ab, das Problem fällt also am Flughafen auf und nicht an der Grenze.

Die Befreiung für deutsche Gruppen gilt ausschließlich für Schulgruppen: Personen bis 19 Jahre, die an einer von der zuständigen Behörde bestätigten deutschen Schule lernen und als Schulgruppe von mindestens fünf Personen reisen. Ein Sportverein ist davon nicht erfasst. Eine C-Jugend mit 18 Spielern braucht 18 einzelne ETAs. Wie ein Spieltag in der Premier League mit Ticket und Anreise abläuft, steht auf einer eigenen Seite.

Was der Sportversicherungsvertrag nicht trägt

Die Landessportbünde haben Rahmenverträge für Vereinsaktivitäten im Rahmen des Satzungszwecks. Zum 1. Januar 2026 wurden sie neu geordnet, und nicht jede Änderung ist eine Verbesserung: Beim Landessportbund Sachsen-Anhalt stieg der Mitwirkungsanteil von Krankheiten und Gebrechen von 25 auf bis zu 50 Prozent.

Zwei Lücken klemmen auf Reisen regelmäßig. Erstens die touristischen Programmteile: Ob Freizeitpark, Badetag und Stadtbesichtigung noch dem Satzungszweck entsprechen, beantworten die Bedingungen nicht. Schickt das Programm vorab schriftlich an das Versicherungsbüro eures Landessportbunds und hebt die Antwort auf. Das kostet zehn Minuten und ist im Schadensfall der einzige Beleg, den ihr habt.

Zweitens die Mitreisenden ohne Mitgliedschaft. Die ARAG bietet zwar eine Nichtmitgliederversicherung an, sie deckt aber die aktive Teilnahme an Sportangeboten ab, also Probetraining und Kurse. Für Eltern und Gäste, die nur mitfahren, passt sie nicht.

Den Rücktransport sprechen Eltern zu Recht an. Die Europäische Krankenversicherungskarte deckt nur medizinisch notwendige Behandlung bei öffentlichen Leistungserbringern; private Anbieter, Rettungsmaßnahmen und der Rücktransport sind ausdrücklich nicht gedeckt. Dafür braucht es eine Auslandsreisekrankenversicherung, über die ARAG als Zusatzbaustein mit voller Erstattung bei 51 Euro Selbstbeteiligung.

Geld einsammeln, ohne Bank zu werden

Der Bundesgerichtshof kippte am 9. Dezember 2014 eine Klausel mit 40 Prozent Anzahlung und hielt fest, dass eine Anzahlung von nicht mehr als 20 Prozent des Reisepreises wirksam ist (X ZR 85/12); die Restzahlung darf nicht früher als 30 Tage vor Reisebeginn fällig werden. Genau so rechnen die Häuser: Der DJH-Landesverband Hessen verlangt bei Gruppen 20 Prozent gegen Aushändigung des Sicherungsscheins und den Rest 30 Tage vor Anreise.

Stornostaffel für Gruppen ab 10 Personen (DJH-Landesverband Hessen). Unter 10 Personen startet sie erst 60 Tage vor Anreise.

Absagen, Ersatzspieler und Fristen

Dieselben Bedingungen enthalten eine Kulanzklausel, die man kennen, aber nicht überschätzen sollte: Soweit weniger als höchstens 10 Prozent aller Teilnehmer zurücktreten, ist für diese keine Entschädigung zu leisten. Die Formulierung ist im Original widersprüchlich, bei 30 Personen liegt die Grenze bei höchstens zwei Absagen. Lasst euch die Zahl vorher schriftlich geben.

Der stärkere Hebel steht in § 651e BGB: Jeder Teilnehmer darf einen Ersatzteilnehmer stellen, und die Erklärung ist rechtzeitig, wenn sie spätestens sieben Tage vor Reisebeginn zugeht. Für eine Mannschaft ist das oft günstiger als eine Stornierung, der Platz bleibt bezahlt und es fährt jemand anderes. Mehrkosten muss der Veranstalter nachweisen.

Umgekehrt schützen euch Fristen. Sagt der Veranstalter wegen zu weniger Anmeldungen ab, muss er das nach § 651h BGB bei Reisen über sechs Tage 20 Tage vorher tun, bei zwei bis sechs Tagen sieben Tage vorher, und binnen 14 Tagen erstatten. Beim DJH-Landesverband Hessen ist eine solche Absage später als 31 Tage vor Reisebeginn ohnehin unzulässig.

Wer das Geld von dreißig Familien einsammelt

Für einen Lastschrifteinzug braucht der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank. Beantragt wird sie ausschließlich elektronisch über das ExtraNet, und die Nummer allein berechtigt noch nicht zum Einzug: Dafür ist zusätzlich eine Inkassovereinbarung mit der Hausbank nötig.

Die Alternative ist eine Anmeldeseite für eure Reise. Die Teilnehmer tragen sich selbst ein und zahlen direkt an uns, ihr bekommt eine Übersicht, und das Geld läuft nie über das Vereinskonto. Wollt ihr aus Vereinsmitteln bezuschussen, gilt für gemeinnützige Vereine die Grenze von höchstens 60 Euro je Mitglied und Jahr. Darüber gefährdet der Zuschuss die Gemeinnützigkeit.

Turnier zuerst, Reise danach

Bei großen Jugendturnieren liegt die Turnierlogik Monate vor der Reiselogik. Der Gothia Cup in Göteborg öffnet die Anmeldung für die Kategorien A, B und C am 21. September um 10:00 Uhr, für Kategorie D am 14. September. Für die Ausgabe 2026 waren alle Kategorien schon im November 2025 ausgebucht, vergeben wird nach Eingang von Anmeldung und Gebühr. Wer im Februar mit der Reiseplanung anfängt, plant um einen Startplatz herum, den es nicht mehr gibt. Einen Überblick über die Saison gibt der Sportkalender 2027 mit den großen Terminen.

In Kategorie A mit Schulunterkunft fallen 260 Euro Anmeldegebühr je Team an, dazu 80 Euro Teilnahmegebühr und 280 Euro Unterkunft je Person, zusammen 360 Euro je Person. Enthalten sind 18 Mahlzeiten, die Gothia Card und die Transfers ab Flughafen oder Bahnhof; die Anreise kommt oben drauf.

Der Zahlungsplan läuft der Reise weit voraus: Anmeldegebühr 10 Tage nach der Anmeldung, 1.000 Euro Anzahlung je Team bis zum 10. Januar und nicht erstattbar, Restzahlung der Unterkunft bis 10. April. Das Geld für den Startplatz ist gebunden, bevor bei der Reise eine Anzahlung fällig wird. Auch die Termine stehen fest: Der Dana Cup in Hjørring läuft 2027 vom 26. bis 31. Juli. Für Leichtathletikabteilungen gilt dasselbe, siehe die Termine der Leichtathletik Weltmeisterschaft und Europameisterschaft. Erst den Startplatz sichern, dann die Reise darum legen.

Anreise, Fahrzeiten und Verpflegung

Seit dem 22. Mai 2024 gelten im Personengelegenheitsverkehr eigene Lenkzeitregeln. Die 45-minütige Fahrtunterbrechung darf zusätzlich in zwei Teile von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden; die bisherige Regelung mit 15 plus 30 Minuten bleibt daneben bestehen. Ab sechs aufeinanderfolgenden Reisetagen darf die tägliche Ruhezeit einmal innerhalb von 25 statt 24 Stunden beginnen, sofern die Lenkzeit an dem Tag sieben Stunden nicht überschreitet. Praktisch heißt das: Rückkehr um Mitternacht statt um 23 Uhr.

Bei Nachtfahrten zwischen 22:00 und 06:00 Uhr braucht es entweder eine Mehrfahrerbesatzung oder eine Pause spätestens nach drei Stunden Lenkzeit. Verantwortlich sind Busunternehmen und Fahrer, aber wer als Auftraggeber einen zu engen Plan vorgibt, erzeugt den Druck, der zu Verstößen führt.

Am Ziel entscheiden zwei Uhrzeiten über den Anreisetag. Ohne abweichende Vereinbarung muss die Gruppe in der Jugendherberge bis 18:00 Uhr angereist sein, am Abreisetag ist das Zimmer bis 10:00 Uhr geräumt; wer später kommt und das nicht meldet, gilt als nicht angereist. Die Verpflegung rechnet mit festen Buffetzeiten, der Spielplan nicht. Wer an einem Tag zwei Partien hat, braucht ein Lunchpaket dazwischen und keine Vollpension um 12:30 Uhr. Wir fragen das vor der Buchung ab.

Was wir für ein Angebot brauchen

Vier Angaben reichen: Anlass, Personenzahl mit Altersspanne, Wunschzeitraum und das Ziel oder Turnier, falls es feststeht. Bei einer Turnierfahrt sagt uns bitte dazu, ob der Startplatz bestätigt ist. Beratung und Angebot sind kostenlos, die unverbindliche Anfrage für eure Vereinsfahrt kostet euch fünf Minuten.

Recherchestand 8. September 2026Angaben nach bestem Wissen zusammengestellt, u. a. auf Basis von: gesetze-im-internet.de · jugendherberge.de · arag.de · jugendarbeitsnetz.de · auswaertiges-amt.de · busnetz.de · gothiacup.se · gov.uk · eur-lex.europa.eu · damm-legal.de · uk.diplo.de. Termine, Kontingente und Preise ändern sich kurzfristig — wir prüfen sie bei jeder Anfrage tagesaktuell.